Lettre : modèle recommandé

Lettre : modèle recommandé

Dans une page mesurant 8,5 pouces sur 11 pouces s’affiche un modèle de lettre comprenant quatorze éléments. La version textuelle suit.

Élément 1 – en-tête

L’en-tête se trouve dans le coin supérieur gauche de la lettre.

L’en-tête contient des renseignements sur l’organisation à laquelle appartient le ou la signataire de la lettre, comme son logo et son adresse.

Dans le modèle, l’en-tête est le suivant :

Pour des précisions, voir les articles Lettre : en-tête et Adresse dans une lettre ou un autre document .

Élément 2 – nature de l’envoi et mode d’acheminement

La mention PERSONNEL se trouve contre la marge de gauche, deux interlignes en dessous de l’en-tête; elle est écrite en majuscules et en caractères gras.

Les mentions relatives à la nature de l’envoi donnent des précisions sur le contenu de la lettre et les précautions à prendre lorsqu’on la remet à son ou sa destinataire (par exemple : PERSONNEL, CONFIDENTIEL). Les mentions relatives au mode d’acheminement servent à préciser le moyen employé pour l’envoi de la lettre (par exemple : RECOMMANDÉ, PAR AVION).

Dans le modèle, la mention relative à la nature de l’envoi est la suivante :

Pour des précisions sur les différentes mentions, voir l’article Lettre : nature de l’envoi et mode d’acheminement.

Élément 3 – date

La date est placée à droite, sur la même ligne que la mention PERSONNEL. Tous les éléments sont écrits au long, sans abréviation.

La mention de la date est essentielle. Si la lettre ne comporte pas d’en-tête, la date est précédée du lieu d’origine de la lettre.

Dans le modèle, la date est la suivante :

Pour des précisions, voir l’article Lettre : date et lieu.

Élément 4 – vedette

La vedette est alignée contre la marge de gauche et placée sous la mention PERSONNEL.

La vedette présente des renseignements sur le ou la destinataire de la lettre, comme son nom, son titre et son adresse.

Dans le modèle, la vedette est la suivante :

Pour des précisions, voir les articles Lettre : vedette et Adresse dans une lettre ou un autre document.

Élément 5 – objet

L’objet se trouve deux interlignes sous la vedette. Il est en gras et centré.

L’objet précise ce sur quoi porte la lettre.

Dans le modèle, l’objet est le suivant :

Pour des précisions, voir l’article Lettre : objet.

Élément 6 – formule d’appel

L’appel est aligné contre la marge de gauche, deux interlignes sous l’objet.

L’appel est la formule de civilité par laquelle on commence une lettre.

Dans le modèle, l’appel est le suivant :

Pour des précisions, voir l’article Lettre : formules d’appel.

Élément 7 – introduction

Le paragraphe d’introduction, qui est aligné à gauche, se trouve sous l’appel.

Le paragraphe d’introduction de la lettre sert d’entrée en matière. Il peut rappeler une correspondance, une rencontre ou une conversation antérieure.

Dans le modèle, l’introduction est la suivante :

Pour des précisions, voir la section Introduction de l’article Lettre : corps de la lettre.

Élément 8 – développement

Le développement de la lettre suit l’introduction. Les paragraphes sont alignés à gauche.

Le développement présente chaque idée dans un paragraphe distinct.

Dans le modèle, le développement de la lettre est le suivant :

Pour des précisions, voir la section Développement de l’article Lettre : corps de la lettre.

Élément 9 – conclusion

La conclusion suit le développement et est alignée à gauche.

La conclusion contient la synthèse de ce qui précède et se termine par une demande, une proposition, une opinion, etc.

Dans le modèle, la conclusion est la suivante :

Pour des précisions, voir la section Conclusion de l’article Lettre : corps de la lettre.

Élément 10 – formule de salutation

La salutation suit la conclusion de la lettre et est alignée à gauche.

La salutation est la formule de politesse par laquelle on termine la lettre. Elle fait l’objet d’un paragraphe distinct composé d’une phrase complète ou d’une formule brève.

Dans le modèle, la salutation est la suivante :

Pour des précisions, voir l’article Lettre : formules de salutation.

Élément 11 – signature

La signature de l’expéditrice est sur le même alignement que la date. Elle se trouve en dessous de la salutation.

La signature comprend le nom complet du ou de la signataire, la mention de sa fonction ou de son titre ainsi que sa signature manuscrite ou électronique.

Dans le modèle, la signature est la suivante :

Pour des précisions, voir l’article Lettre : signature.

Élément 12 – initiales d’identification

Les initiales d’identification se trouvent contre la marge de gauche, sur la même ligne que le dernier élément de la signature.

Les initiales d’identification sont composées des initiales de la personne qui a rédigé la lettre, suivies de celles de la personne qui en a fait la saisie.

Dans le modèle, les initiales d’identification sont les suivantes :

Pour des précisions, voir l’article Lettre : initiales d’identification.

Élément 13 – mention « pièce jointe »

La mention p. j. se trouve à deux interlignes sous les initiales d’identification, contre la marge de gauche.

La mention Pièce jointe, au long ou en abrégé, permet d’indiquer qu’un ou plusieurs documents sont annexés à la lettre. On la fait suivre du titre du document ou du nombre de documents annexés, selon le cas.

Dans le modèle, la mention est la suivante :

Pour des précisions, voir l’article Lettre : pièce jointe.

Élément 14 – mention « copie conforme »

La mention c. c. se trouve sous la mention pièce jointe, contre la marge de gauche.

La mention Copie conforme, au long ou en abrégé, permet d’indiquer qu’une copie de la lettre a aussi été envoyée à d’autres personnes que la ou le destinataire mentionné dans la vedette. On la fait suivre du nom de la personne ou des personnes concernées.

Dans le modèle, la mention est la suivante :

Pour des précisions, voir l’article Lettre : copie conforme.